Vertrouwenspersoon

Functie omschrijving, gedragscode en verwachtingen van vertrouwenspersoon binnen Lova.

Taken en bevoegdheden vertrouwenspersoon

  • Eerste aanspreekpunt voor alle betrokkenen binnen LOVA die een klacht hebben, te maken hebben met ongewenste omgangsvormen of zorgelijke signalen hebben waargenomen binnen Lova die extra aandacht vereisen.
  • Begeleiding en ondersteuning bieden aan alle betrokkenen binnen LOVA bij behandeling van klachten, ongewenste omgangsvormen of zorgelijke signalen.
  • Een luisterend oor bieden voor alle betrokkenen binnen Lova ,in geval er sprake is van klachten of ongewenst gedrag, ook wanneer er niet direct verdere actie gewenst is.
  • Zorg te dragen voor de eerste opvang van de slachtoffers en de directe betrokkenen.
  • Samen met klaagster/klager en eventuele betrokkenen zoeken naar de (verschillende) mogelijkheden om tot de beste oplossing te komen.
  • Te onderzoeken of bemiddeling de geëigende weg naar een oplossing is. Of Indien nodig te verwijzen naar (in) formele daarvoor in aanmerking komende (hulpverlening)instanties en klaagster/klager te ondersteunen bij het inschakelen van deze instanties, hieronder vallen o.a.: politie, justitie en de algemene zorg-/hulpverlening.
  • Het gevraagd en ongevraagd adviseren van het bestuur van Lova ten aanzien van het beleid op het terrein van ongewenst gedrag en het voorkomen hiervan. De vertrouwenspersoon rapporteert tenminste 1x per half jaar aan de vice bestuursvoorzitter (Mark Egberts) over de klachten die hen hebben bereikt. Daarbij aangeven de hoeveelheid klachten en welke procedure gevolgd is om klachten op te lossen.
  • Bij geruchten of signalering van mogelijke klachten of ongewenst gedrag, onderzoeken of deze geruchten of signalen waar zijn en hierin zo nodig preventief of oplossend te werk gaan. Indien gewenst dit met de betrokkenen partijen bespreken.

Gedragscode omgaan met vertrouwelijkheid voor de vertrouwenspersoon.

  • De vertrouwenspersoon gaat een vertrouwensrelatie aan met het slachtoffer, de directe betrokkene van het slachtoffer of andere personen die een beroep op haar doen of tot wie zij zich richt.
    Zij heeft een belofte tot geheimhouding.
  • Tevens zorgt de vertrouwenspersoon ervoor dat de documentatie en archivering geschiedt in overeenstemming met het vertrouwelijke karakter ervan. Dit geldt ook voor de eigen aantekeningen die de vertrouwenspersoon voor zichzelf maakt.
  • Uitzonderingen hierop zijn alleen mogelijk als het slachtoffer en/of andere betrokken personen schriftelijk toestemming geven tot het doorbreken van deze belofte tot geheimhouding of wanneer zeer dringende redenen aanwezig zijn zoals hieronder omschreven.

Bij het ontbreken van schriftelijke toestemming van de betrokken personen om informatie aan derden te verstrekken, kan de vertrouwenspersoon zich pas ontheven achten van de belofte tot geheimhouding indien tenminste voldaan is aan al de vijf hieronder genoemde voorwaarden:

  • Alles in het werk is gesteld de toestemming van de betrokken persoon te verkrijgen.
  • De vertrouwenspersoon verkeren in gewetensnood door het handhaven van de geheimhouding.
  • Er geen andere weg is dan doorbreking van de geheimhouding om het probleem op te lossen.
  • Het vrijwel zeker is dat het niet doorbreken van de geheimhouding voor de betrokkenen of voor derden aanwijsbare en ernstige schade en/ of gevaar zal opleveren.
  • De vertrouwenspersoon er vrijwel zeker van is dat de doorbreking van de geheimhouding de schade aan betrokkenen of anderen in belangrijke mate zal voorkomen of beperken.

Indien een dergelijke situatie zich voortdoet, zal de vertrouwenspersoon de reden om de geheimhouding te doorbreken dit met vice voorzitter (Mark Egberts) en/ of een ter zake kundige partij bespreken alvorens de geheimhouding te doorbreken.

Verwachtingen van vertrouwenspersonen voor bestuur en leiding.

  • Wanneer er zich een klacht of ongewenst gedrag voordoet deze graag melden/doorverwijzen aan Manon vd Leeden. Manon koppelt indien nodig dit door naar Mark Egberts. Dit kan per e-mail of per telefoon. Voor een snelle handeling is telefonisch contact het snelste gemaakt.
  • Bij melding van ongewenst gedrag of klachten niet zelf gaan handelen, maar dit meteen aan Manon melden, ook al ken je zelf de betrokkenen (kind, trainsters, ouders) of de situatie. Alleen op deze manier kan er juist worden opgetreden qua communicatie en hulpverlening.
  • Wanneer de vraag komt om een eventueel uitleg op een situatie te geven probeer dan zo concreet mogelijk te zijn. Aannames zijn geen feiten, feiten kunnen terug gekoppeld worden.

Contactgegevens vertrouwens persoon Lova:
Manon van der Leeden
Mobile : 06-14 53 49 90
Email     : lova.vertrouwenspersoon@gmail.com